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miércoles, 30 de julio de 2014
EL ACTA!!
LA CIRCULAR!!
Es una comunicación de carácter interno con objeto de
comunicar situaciones relacionadas con la administración del personal,
reglamentos, actividades,etc. Su único fin es comunicar y aclarar decisiones.
TODA CIRCULAR SE ELABORA en papel blanco, con las
indicaciones de los demás documentos y cartas. Solo podrán enviar circulares
las persona AUTORIZADAS para este efecto.
Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y
LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función
principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello
son:
- Ofrecer los servicios de algún negocio
- Dar a conocer un nuevo producto
- Enviar lista de productos y precios
- Remisión de catálogos
- Avisos al personal (internos)
- Invitaciones, etc.
La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que
debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la
relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
- Apertura de negocio
- Cambio de domicilio
- Establecimiento de una sucursal
- Nombramiento de apoderado
- Designación, ratificación o remoción de apoderado
- Nombramiento de distribuidores
- Traspaso de negocio
- Clausura
- Liquidación o quiebra de empresa
- Constitución de una sociedad
- Dar a conocer el nombre de los administradores
- Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria
- Aumento o disminución de capital
Entre otros, por lo cual debemos saber cuales son los
requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley
mediante una circular.
Dentro de la empresa o industria los temas que pueden
contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.
MÁRGENES:
Superior entre 3 y 4 cm
PARTES:
MÁRGENES:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
PARTES:
*IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO: Estos términos se escriben a una interlinea
de cuatro centímetros de margen, centrados y con mayúscula.
El numero no lleva el símbolo #, ni la abreviatura
No. Su numeración puede ser independiente
o correspondiente al consecutivo de correspondencia.
*FECHA: Debe indicar la ciudad de origen y la fecha de
despacho.La ubicación de esta linea dependerá del estilo elegido (bloque o
bloque extremo) se escribe a tres interlineas de identificación del documento.
*DESTINATARIO O GRUPO DE DESTINO: Este grupo se escribe a
tres lineas de la fecha,contra el margen izquierdo y con mayúscula.
Ejemplo: PARA TODO EL PERSONAL
*ASUNTO: Es la síntesis del contenido de al
circular (es opcional).Se escribe a dos interlineas del grupo del
destinatario, con mayúscula inicial y preferiblemente con cuatro
palabras.
Ejemplo: Asunto: Nuevo horario
*TEXTO: Se inicia a tres o cuatro interlineas de la ultima
linea que se haya
escrito.escrito. Partirá del margen izquierdo, escrita a interlinea
sencilla.
DEBE REDACTARSE EN FORMA IMPERSONAL O TERCERA PERSONAL DEL SINGULAR.
DEBE REDACTARSE EN FORMA IMPERSONAL O TERCERA PERSONAL DEL SINGULAR.
Ejemplo: Se informa que...
La
Gerencia invita...
*REMITENTE: Comprende nombre cargo y firma del funcionario
autorizado .El nombre se escribe con mayúscula a cuatro o
seis renglones de la linea de despedida, el cargo va a una
interlinea del nombre y sin centrar.
La ubicación de estos datos se realiza de acuerdo
con el estilo elegido.La firma debe ser original, solo se justifica no
hacerlo cuando la cantidad de circulares sea excesiva.
*LÍNEAS ESPECIALES: Son las que corresponden a los anexos
e identificación del transcriptor, se
escriben de acuerdo con las indicaciones vistas en la carta
comercial.
EJEMPLO DE UNA CIRCULAR:
martes, 29 de julio de 2014
LA CONSTANCIA!!
Es específico, es un documento en el que se hace constar algún
hecho, en ocasiones de modo auténtico o
fehaciente (que da testimonio de la certeza de algo). Se hace cuando una
persona lo solicita, a la empresa o a cualquier entidad.
Existen varios tipos:
*RECIBO O CONSTANCIA DE PAGO: Puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro. Es una prueba de que hemos pagado por un servicio o producto.
*UNA CONSTANCIA DE ALUMNO REGULAR: Su función es constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).
*UNA CONSTANCIA DE EMPLEO, DE TRABAJO O DE SERVICIOS: Suele ser elaborada por una institución y sirve para constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puestos y por un tiempo específico y por salarios determinados.
PARTES:
*MEMBRETE: Es la información del remitente (logotipo, nombre de la empresa, dirección, teléfono, correo electrónico o página web).
*TÍTULO: Se escribe en mayúscula y centrado SE HACE CONSTAR.
*TEXTO: Generalmente se escribe a espacio sencillo, dejando dos renglones entre párrafo y párrafo. Es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora. Se debe redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y cortés.
*FECHA DE EXPEDICIÓN: En esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras, o solo se escribe la fecha donde se expide la constancia.
*LA FIRMA Y CARGO: Comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona remitente el documento.
*TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de digitar el documento
MÁRGENES:
Se elabora en papel tamaño carta con las mismas márgenes de las cartas comerciales
EJEMPLO DE UNA CONSTANCIA DE ALUMNO REGULAR:
También está la cantidad de interlíneas que hay que dejar entre las partes de la constancia
EJEMPLO DE UNA CONSTANCIA DE TRABAJO:
EJEMPLO DE CONSTANCIA DE PAGO:
Puede ser una factura:
EL MEMORANDO!!
CONCEPTO:
Es una comunicación escrita de carácter interno de una
empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a
las dependencias locales, regionales, nacionales, o internacionales.
MÁRGENES:
Superior e
Izquierdo
4 ó 3
Derecho o
inferior
3 ó 2
ESTILOS:
Bloque extremo
Bloque
Formato Impreso
PARTES BÁSICAS
*MEMBRETE: Datos de la empresa
*DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO: A partir del margen
superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO en
mayúscula sostenida y centrada.
*NÚMERO: Numeración consecutiva. Puede anteceder el
código dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO.
*FECHA: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se
escriben de 2 a 3 interlíneas del número.
*ENCABEZAMIENTO: A tres interlíneas de la fecha contra
el margen izquierdo se ubica la preposición.
*PARA: Seguida de dos puntos, al frente se anotan los
datos del destinatario con mayúscula inicial.
A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la
preposición.
*DE: En mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.
A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el
vocablo.
*ASUNTO: Seguida de dos puntos. Al frente se escribe la
síntesis del documento con mayúscula inicial. Máximo cuatro
palabras.
*REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR: Si la persona a
quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace
aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E.Seguida de
punto. Después del cargo.
*TEXTO:
Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen
izquierdo.
Se redacta en primera persona del singular o del plural
según el caso.
Se usa tratamiento de usted.
No debe presentar errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
Presentación impecable, sin borrones ni repisados.
*DESPEDIDA:
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas
del texto, contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve
o frase terminada en punto.
*REMITENTE:
El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de
la despedida con mayúscula inicial. Si se utiliza estilo bloque extremo, parte
del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la
derecha.
*LÍNEAS ESPACIALES:
Anexos, copias e identificación del transcriptor. Si se
requiere se detallan en el texto. Después del firmantea dos interlíneas seguida
de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se
hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno(10 hojas)).
MEMORANDO ESTILO BLOQUE EXTREMO
¡BIENVENIDOS!
Hola!! Bienvenidos a nuestro blog, fue creado con el objetivo de profundizar sobre los cuatro más importantes documentos comerciales de la empresa : El memorando, La constancia, El acta y La circular. Te ofrecemos una pequeña descripción, las partes y ejemplos de cada documento comercial. No olvides dejar tu comentario acerca de cómo te pareció nuestra presentación. ¡¡¡Gracias por verlo!!! :)
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